Эти слова делают тон сообщений менее уверенным, выдают колебания автора, его сомнения в значимости того, о чем он пишет. В личной переписке эти слова можно употреблять сколько угодно, а в деловой – не рекомендуется. Деловое письмо должно излучать уверенность, силу, целенаправленность. Работаем над ошибками.

1) «Просто».

«Я просто хотел убедиться, что мой запрос будет рассмотрен вашими менеджерами».
«Просто прочитайте наше предложение о сотрудничестве – выводы делайте сами».
«Я просто хотела спросить…».
«Просто проверьте эту информацию».

Уберите из этих фраз слово «просто» – и смысл не потеряется. Зато будет нейтрализован эффект снижения значимости сказанного. Вы хотите убедиться; чтобы ваше предложение было рассмотрено; вы хотите узнать, спросить или проверить информацию. И точка.

2) «Я надеюсь».

Как форма вежливой, мягкой подачи информации эта фраза имеет право на существование.

«Надеюсь на долгосрочное сотрудничество».
«Надеюсь на Ваше понимание и готовность обсудить спорные вопросы в ближайшее время».
«Надеюсь на возможность личной встречи».

Приемлемо. Только следите, чтобы «Я надеюсь» не фигурировало в письмах слишком часто. Если вы хотите получить от адресата конкретный результат, имеет смысл писать смелее и свести дипломатию к минимуму.

«Уверен, что сотрудничество со мной повысит прибыль вашей компании».
«Я настаиваю на обсуждении спорных вопросов и поиске выхода из сложившейся ситуации».
«Предлагаю встретиться лично и обсудить возможности сотрудничества на следующей неделе».

3) «Практически».

Это слово точно лишнее.

«Практически сразу же мы отреагировали на ваш запрос».
«Риски сведены практически к нулю».
«Мы не видим практически никаких недостатков в этом продукте».

«Практически» – это всегда недо-. Как будто из полной картины вы хотите скрыть маленький, но существенный и досадный недостаток. Пишите утвердительно, без оговорок. Если к аргументу вам хочется добавить «практически» – значит, это слабый аргумент, ищите более убедительный.

4) «Своего рода».

Выражение ни о чем, уместное в художественной литературе, публицистике, но не в деловой переписке.

«Это своего рода игнорирование наших проблем».
«Это своего рода прорыв на рынке».
«Это своего рода конфликт».

Называйте вещи своими именами. Без костылей в виде «своего рода».

5) «Простите», «прошу прощения».

«Простите, мне не подходит 15.00 – Вы не против встретиться в 17.00?»
«Простите, но мне кажется, что ваш менеджер недостаточно серьезно отнесся к моему вопросу».
«Простите, но я думаю, что мы можем рассчитывать на скидку, с учетом количества товара, который мы у вас заказываем».

Всем ясно, что «простите» – это форма вежливости и фигура речи, но на психологическом уровне это работает как маркер неуверенности. Если вы сами не уверены в том, что пишете, будь то просьба, претензия или предложение – почему ваши слова должны убедить адресата?

Разнообразными формами речевой вежливости можно и нужно пользоваться, но умеренно. За мягкими, осторожными обращениями мы иногда прячем неуверенность в том, что наш вопрос достаточно значимый для собеседника – так давайте найдем аргументы, почему он значимый, и поделимся ими. Иногда мы прячем свои недоработки (как в случае с «практически»: «мы практически уложились в срок») – давайте показывать 100% результат, или честно признавать ошибки и их исправлять. Это по сути.

А по форме – слова-костыли зачастую попадают в наши письма механически. Задача – эти слова найти и нажать «Delete».